6 Razões Críticas para Adotar o Backup do Office 365

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É consenso quase unânime que a Microsoft cuida de tudo quando a empresa usa Office 365.


Mas a Microsoft oferece controle sobre os arquivos no Microsoft Office 365? O usuário tem acesso à tudo que ele precisa?


A Microsoft faz o backup mas não na escala que muitos presumem.

A  Microsoft oferece “geo redundância”, o que protege contra falhas no  hardware ou quedas de energia, recuperando o trabalho sendo feito no  momento.


No  entanto, para ser considerado um backup de fato, o usuário tem que ter  acesso aos arquivos históricos salvos à todo momento, além de controle  sobre  eles, porque caso aconteça um ataque malicioso por exemplo, esses  arquivos possam ser recuperados.

E isso, a Microsoft não faz.

Fatos

  • O engano que muitos cometem é pensar que a Microsoft faz o backup de seus arquivos.


  • A Microsoft cuida de uma grande parte e provê um ótimo serviço à seus clientes, mas a maior preocupação dela é sobre a infraestrutura e o uso da ferramenta.


  • A Microsoft confia a responsabilidade dos arquivos ao cliente.


  • É fato que os usuários precisam se certificar e garantir que tem acesso e controle sobre seu Exchange Online, Sharepoint Online, e OneDrive para Business Data.

Quais são os desafios?

  • Proteção contra delete acidental


  • Política de retenção


  • Ameaças internas de segurança


  • Ameaças externas de segurança


  • Requerimentos legais e de compliance


  • Gerenciamento Híbrido de entrega de e-mails e migração

Desafios

Proteção contra delete acidental

  • Se um usuário é deletado acidentalmente ou de propósito, isso é replicado por toda a rede juntamente com o delete do SharePoint e dos arquivos do OneDrive.


  • As lixeiras podem protegê-los até certo ponto, o que pode tornar a recuperação dos dados perdidos em um enorme problema se isso acontecer.

Política de retenção

  • O avanço das políticas de retenção de dados ocorre continuamente, tornando difícil se manter atualizado sobre o que exatamente é resguardado pelo Microsoft Office 365.


  • A maior parte das pessoas não sabe que o Microsoft Office 365 tem um backup limitado, que só serve para recuperar arquivos perdidos de forma situacional e não um backup de todos os arquivos de fato.


  • Outro tipo de backup, o de restauração para um ponto anterior dos itens do mailbox, também não está coberto pela Microsoft. Em caso de um problema catastrófico, não será possível restaurar o sistema para um ponto anterior e os dados não estarão à salvo

Ameaças internas de segurança

  • A ideia de ameaças à segurança geralmente traz a imagem de hackers e vírus.


  • Mas as empresas sofrem também ameaças internas, algo que ocorre com bastante frequência, causadas pelos próprios funcionários, tanto de propósito quanto acidentalmente.


  • Acesso à arquivos e contratos muda tão rápido que é difícil se manter atualizado sobre quem tem acesso ao que.


  • A Microsoft não tem como saber a diferença entre um funcionário de confiança e um funcionário que foi demitido e isso pode causar danos catastróficos à empresa.


  • Outro grande problema que isso causa é a destruição proposital de evidências (e-mails ou arquivos incriminadores) por funcionários que querem acobertar algum erro.

Ameaças externas de segurança

  • Malwares, vírus (como ransomware) já causaram danos terríveis à companhias no mundo todo. Não só a privacidade e a segurança da companhia estão em jogo, como sua reputação.


  • Essas ameaças podem penetrar na empresa por meio de e-mails e o backup limitado do Exchange Online é inadequado para lidar com isso.

Requerimentos legais e de compliance

  • Às vezes é necessário recuperar e-mails e arquivos inesperadamente para atender à alguma necessidade legal da empresa. Algo que ninguém nunca espera, até que de fato aconteça.


  • A Microsoft já tem instalado algumas redes de proteção, mas novamente, elas são insuficientes comparadas a um sistema de backup robusto.


  • Um usuário deletado por acidente, por exemplo, levará com ele todo seu mailbox, Sharepoint site e a conta do OneDrive. Sem uma solução de backup robusta, não há o que fazer nestes casos.

Gerenciamento Híbrido de entrega de e-mails e migração

  • Organizações que adotam o Office 365 passam por uma janela de transição entre on-premises Exchange e o Office 365 Exchange Online.


  • Alguns até deixam para trás parte de seu sistema para adicionar flexibilidade e gerenciamento adicional.


  • Esses híbridos de sistema de entrega de e-mail são extremamente comuns, mas causam problemas de gerenciamento adicionais.


  • Uma solução de backup correta e robusta pode gerenciar tudo isso e proteger contra eventuais ameaças, fazendo com que a fonte dos e-mails seja irrelevante.

Conclusão

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Analise e observe

Existem falhas de segurança que muitos nem sabiam que estavam lá. 

Adotar o Office 365 foi uma ótima ideia, mas é necessário adotar uma solução de backup que ofereça total acesso e gerenciamento de todos os arquivos de Office 365, de modo à evitar riscos desnecessários aos seus arquivos.

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